Schwarz auf weiß – aber nicht auf Papier
Welche Dokumente müssen wirklich in Papierform vorliegen? Bei FES wird das seit Jahren kontinuierlich überprüft. Das Ergebnis ist eine deutliche Reduktion, die nicht nur Ressourcen, sondern auch Zeit einspart.
Rechnungen, Formulare, Nachweise – viele wichtige Dokumente müssen heute digital vorhanden sein. Doch auch, wenn die Digitalisierung das Einsparen von Papier begünstigt, die Reduzierung des Papierverbrauchs in Unternehmen ist kein Automatismus. Bei FES ist sie die Folge einer bewussten Entscheidung, die fortlaufend umgesetzt wird. In den Jahren 2018 und 2019 wurden Maßnahmen getroffen, die einen weiteren großen Fortschritt brachten.
Gemeinsam gegen die Papierflut: ein Appell an die Lieferanten
Im Jahr 2019 forderte FES Partner und Lieferanten auf, nach Möglichkeit auf den digitalen Versand von Rechnungen umzusteigen. Mit Erfolg: 73% aller Rechnungen wurden am Ende des Jahres in digitaler Form zugestellt. Das Ziel für die nahe Zukunft ist, Rechnungen auf Papier gänzlich abzuschaffen.
Kaufmännische Prozesse: digitaler, schneller, ressourcenschonder
Seit 2014 verfolgt die Kaufmännische Verwaltung bei FES ein ehrgeiziges Ziel: Der Papierverbrauch soll durch die Digitalisierung aller kaufmännischen Prozesse so weit wie irgend möglich reduziert werden. Im Jahr 2019 wurden dafür mehrere Digitalisierungsprojekte abgeschlossen, zum Beispiel durch neue Formulare und die Umstellung von manuellen Zahlungsfreigaben von Papier auf digitale Unterschriften. Darüber hinaus wurden immer weniger Dokumente (z.B. Prüfberichte etc.) in Papierform versandt. Das Ergebnis motiviert alle Beteiligten, auf diesem Weg weiter zu gehen: In fünf Jahren konnten bereits 71% des jährlichen Papierverbrauchs eingespart werden.
